Als Alternative zur 1 %-Regelung kann die Fahrtenbuchmethode verwendet werden. Dabei werden die Privatnutzung und die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anhand der Aufzeichnungen des Arbeitnehmers versteuert.
Der Arbeitnehmer muss jede Fahrt zeitnah und einzeln in geschlossener Form (z. B. in einem Buch) dokumentieren. Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein.
Die aufzuzeichnenden Daten sind unter anderem Datum und Uhrzeit der Fahrt, der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt und das Reiseziel bzw. der Reisezweck.
Aus den Aufzeichnungen aller Fahrten wird am Ende der Gesamtanteil der privat gefahrenen Kilometer und der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte berechnet, welcher die Grundlage für die Besteuerung bildet.
Um den zu versteuernden geldwerten Vorteil zu ermitteln, müssen alle Kosten, die in Zusammenhang mit dem Firmenwagen entstanden sind, addiert werden.
Dazu gehören unter anderem die Abschreibung oder Leasingkosten, Treibstoff- / Reparaturkosten, Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung.
Rechenbeispiel:
Gesamt gefahrene Kilometer: 10.000 km
Anteil der Privatfahrten: 1.000 km
Anteil Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 1500 km
Gesamtkosten Kfz: 3.000,00 €
Gesamtkosten * (Privatanteil / Gesamtanteil)
3.000,00 € * (1.000 km / 10.000 km) = 300,00 €
Gesamtkosten * (Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Gesamtanteil)
3.000,00€ * (1500 km / 10.000 km) = 450,00€
Zu versteuernder geldwerter Vorteil (jährlich): 750,00€
Je nachdem wie hoch die Kfz-Kosten, der Bruttolistenpreis oder der Anteil der Privatnutzung ist, kann die 1 %-Methode oder die Einzelbewertung für den Arbeitnehmer sinnvoller sein.
